Для организации конференции не подойдет обычный актовый зал или комната со множеством стульев. Зал должен быть расположен в здании с красивым фасадом и большой парковкой: участники конференции соберутся всего на один-два дня, и первое впечатление - самое важное. Вам понадобится оборудование для проекции видео, трансляции звука (возможно, для синхронного перевода). Потребуется отдельное пространство для регистрации участников и кофе-брэйков. Именно поэтому есть залы, специализированые на проведении конференций - они не сдаются под другие виды событий. Аренда в них стоит в 1,5-2 раза дороже. Однако, вы поймете, что это опрадвано, если попытаетесь сами наполнить неспециализированный зал всем оборудованием, которое необходимо для конференции. Получится дороже. Актовые, концертные и театральные залы - здесь.
Выставочное пространство предполагает свободное место для перемещения зрителей. Кафе со столиками не является выставочным пространством в классическом понимании этого термина.