Di solito una sala riunioni è uno spazio individuale e acusticamente isolato con un grande tavolo da conferenze e delle sedie. Le sale più moderne possono offrire tè, caffè, carta e matite ed attrezzature per presentazioni. Verifica la disponibilità di tè o acqua. La maggior parte delle sale riunioni ha delle strutture di self-service.
Un requisito indispensabile per una conferenza di successo è l'isolamento da rumori esterni: dal rumore in strada, di lavori di costruzione o proveniente dalle stanze adiacenti.